TERMINOS Y CONDICIONES

El presente documento contiene los términos y condiciones establecidas por Gestión y Contacto S.A. para su servicio de autoliquidación Aportes en Línea, en adelante El Operador, y que deberán ser cumplidos por cualquier empleador (persona natural o jurídica), en adelante El Cliente, que quiera hacer uso del Sistema de Pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social, que en adelante y para los efectos del presente documento se denominará El Sistema.

1. Aceptación de los presentes términos y condiciones.

Al acceder, navegar y/o utilizar El Sistema, el Cliente manifiesta que ha leído, comprendido y manifiesta su acuerdo en estar vinculado a estos términos y cumplir todas las normas y leyes aplicables. Si el Cliente no acepta estos términos, no deberá utilizar este Sistema.

2. El servicio.

El Sistema es un servicio que presta El Operador destinado a facilitar la liquidación y pago de aportes a la seguridad social y parafiscales vía Internet mediante el sitio www.aportesenlinea.com para lo cual el Cliente debe contar con una solución tecnológica que le permita acceder al Sistema, realizar el registro correspondiente de trabajadores, hacer la liquidación de cotizaciones en cada una de los regímenes que comprende la seguridad social, así como, generar las órdenes de forma tal que se lleve a cabo el débito al empleador y el crédito a las diferentes administradoras, lo anterior de acuerdo con las normas legales vigentes que rigen la materia.

3. Acceso.

• Para efectos del acceso al Sistema, el portal proporcionará una clave de acceso al Cliente. Así mismo, en el portal se definirán los parámetros de registro y los pasos que deben agotarse.
• La clave de acceso y operaciones constituirán la firma electrónica que identificará a El Cliente en sus relaciones con El Operador vía internet, y estarán bajo su control exclusivo. Por tanto, será absoluta responsabilidad de el Cliente el nivel de seguridad con el que maneje su clave de acceso y su clave para operaciones. En consecuencia, cualquier operación realizada con la utilización de la clave de El Cliente será entendida como emanada válida, legítima y auténticamente por éste, sin que El Operador tenga la obligación de realizar o tomar medidas de seguridad adicionales en tal sentido.

4. Alcance del servicio.

El Sistema comprende los siguientes servicios para el pago electrónico integrado de aportes a la seguridad social y aportes parafiscales:

• Autoliquidación de aportes a la seguridad social y parafiscales.
• Disponibilidad de la plataforma requerida para hacer los pagos correspondientes a la autoliquidación.
• Generación de reportes que describen liquidaciones históricas.
• Disponibilidad de por lo menos el número de planillas históricas que determinen las normas vigentes.

5. Deberes y Obligaciones de El Operador

El Operador de compromete a:
• Mantener los parámetros utilizados por El Sistema actualizados de acuerdo con la normatividad vigente.
• Aplicar esos parámetros al proceso de liquidación de las planillas.
• Calcular la liquidación de aportes a la seguridad social y parafiscales de acuerdo con la información ingresada por El Cliente y a los parámetros utilizados por el Sistema.
• Actualizar El Sistema con la periodicidad necesaria para que mantenga una funcionalidad ajustada a las mejores prácticas disponibles.
• Dispersar la información generada por el Sistema a las correspondientes administradoras receptoras de los aportes del Cliente.
• Hacer disponible la plataforma para que El Cliente haga el pago de sus aportes correspondientes al valor liquidado por El Sistema.
• Mantener disponible la información histórica de por lo menos tres planillas liquidadas previamente por el Cliente.
• Procesar y almacenar de manera segura y confidencial toda la información suministrada por el cliente.

6. Riesgo de pago por medios electrónicos.

• El Cliente al elegir el presente mecanismo de pago es consciente de las posibilidades, limitaciones y riesgos propios de las operaciones a través de medios electrónicos.
• El Sistema ofrecido por El Operador cuenta con las mejores prácticas de administración de información definidas garantizando así altos estándares de seguridad, sin embargo, los alcances de estas prácticas no pueden garantizar los equipos, aplicativos y medios de comunicación utilizados por El Cliente, quien será responsable de la seguridad de la información transada en los tramos y equipos y otros dispositivos bajo su control.
• El Operador se exonera de cualquier responsabilidad por las demoras que puedan sufrir las operaciones, por la falta de realización de las mismas, o por las interferencias por fallas en los sistemas de comunicación, en los sistemas de computación o en el fluido eléctrico, así como eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de un tercero.
• El Operador tampoco será responsable en los eventos en que las operaciones no puedan realizarse por causas atribuidas a El Cliente y que estén por fuera del control de El Operador.

7. Diligenciamiento de la planilla y funcionamiento del mecanismo de pago.

• Es obligación exclusiva e indelegable de El Cliente diligenciar mediante el ingreso o confirmación de los conceptos detallados de los pagos, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y de validar su contenido. En consecuencia, El Operador no tendrá a su cargo la revisión de la citada Planilla ni de los conceptos detallados para el pago, y por ende no será responsable en ningún caso por los errores o inexactitudes en éstos.
• Se hace expresa claridad que los pagos por defecto o por exceso que realice el Cliente de aportes a la seguridad social, derivado de inclusión de información errada a El Sistema, son de su única y exclusiva responsabilidad.
• El Cliente tiene la facultad de modificar la planilla antes de su envío. Cerrado el ciclo de alimentación de la planilla y confirmada la información por el Cliente, se iniciará la sesión de pago. El envío de la Planilla Integrada al final de la función de pago, se entiende para todos los efectos como una confirmación de la planilla y autorización para los débitos o créditos correspondientes y para la aplicación del pago en los términos definidos por El cliente en la respectiva planilla.
• Una vez cerrado el ciclo de pago, la corrección de errores o inconsistencias en que haya incurrido El Cliente, se tramitará en forma directa ante la Administradora respectiva, sin perjuicio que la autoridad competente autorice otro sistema de corrección, y el mismo sea implementado como un servicio adicional.
• Las operaciones de debito y de crédito solo se realizarán por los montos establecidos en la Planilla. En caso de que no existan recursos suficientes en la cuenta originadora, El Sistema denegara la operación de pago.
• Es obligación de El Cliente conservar una copia impresa o registro magnético de la operación y sus soportes. El Sistema le suministrará a la culminación del pago un recibo o un número de confirmación, que deberá ser conservado por El Cliente como mecanismo de prueba.
• El Cliente entiende que la información suministrada, así como el valor de la planilla correspondiente al periodo que está pagando es su responsabilidad. Aportes en Línea facilita el servicio de autoliquidación a El Cliente, pero como operador de información no asume ninguna responsabilidad frente a eventuales errores en relación con las obligaciones a cargo del aportante.

8. Deberes y obligaciones de El Cliente.

Además de los deberes, obligaciones y responsabilidades emanados del uso de El Sistema establecidos en este documento, también se incluyen a cargo de El Cliente las siguientes obligaciones:

• Es obligación exclusiva e indelegable del Aportante diligenciar mediante el ingreso o confirmación de los conceptos detallados de los pagos, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y de validar su contenido
• La herramienta de autoliquidación ofrecida por Aportes en Línea no liberan al El Cliente de su obligación de validar la consistencia de la información y por lo tanto, no implica solidaridad ni responsabilidad alguna del Operador de Información y su Proveedor de Tecnología frente a eventuales errores, en relación con las obligaciones a cargo del Aportante.
• Establecer los controles necesarios para que terceras personas no autorizadas operen El Sistema.
• Guardar confidencialidad sobre los mecanismos y sistemas de operación de El Sistema.
• No permitir que terceros conozcan sus claves de acceso al servicio y de operaciones.
• Mantener a su propio costo y gasto el equipo y los servicios de comunicación necesarios para utilizar el servicio. El Operador no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los servicios de comunicación utilizados por El Cliente.
• Ser responsable por la confidencialidad, uso de su cuenta y clave de acceso, por todas las órdenes transmitidas a través de su cuenta y clave de acceso. Cualquier orden recibida por El Operador se entenderá emitida por El Cliente.
• Notificar por escrito, a través de su representante legal, a El Operador, la pérdida o robo de su clave de acceso; uso no autorizado de su cuenta o clave de acceso, del servicio electrónico o de algún tipo de información y/o la confirmación de alguna orden que El Cliente no emitió, o alguna imprecisión o desacuerdo en la transmisión de la información.
• Autorizar expresamente a El Operador a realizar los reportes de información a las entidades que por ley o por orden judicial puedan acceder a la información de El Cliente.

9. Otros mecanismos de pago.

El Cliente, al utilizar el presente sistema es enteramente consciente de que cuenta con otras alternativas para este mismo servicio.

10. Vigencia.

El Cliente podrá utilizar los servicios ofrecidos por El Operador a través de la página web durante el término de duración o vigencia de la relación contractual entre ellos. Una vez finalicen estas relaciones, El Operador suspenderá el acceso al servicio de la página web en lo que a transacciones se refiere sin necesidad de ninguna comunicación.

Sin embargo El Operador se reserva el derecho a suspender temporal o definitivamente el acceso a cualquier Cliente este servicio de la página web, sin aviso previo cuando considere que se están incumpliendo las obligaciones a cargo de este.