Registro Nuevo Empleador


Para continuar con el proceso de registro, debe aceptar los términos y condiciones expuestos a continuación:
 

TERMINOS Y CONDICIONES

El presente documento contiene los términos y condiciones establecidos por APORTES EN LINEA S.A. [El Operador], para la prestación de los siguientes servicios [Los Servicios]: (i) El servicio de autoliquidación de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y de aportes parafiscales [El Servicio PILA], (ii) El servicio de autoliquidación y pago de cesantías [El Servicio Cesantías]; (iii) El servicio de autoliquidación y pago de aportes a pensiones voluntarias [El servicio Voluntarias] y (iv) En general los demás servicios que implemente en el futuro a través de la plataforma tecnológica desarrollada por El Operador [El Sistema].

  1. El Operador. APORTES EN LINEA S.A. es una sociedad comercial, del tipo de las anónimas, de nacionalidad Colombiana, constituida mediante Escritura Pública No. 631 del 12 de abril de 2007, otorgada en la Notaria 46 de Bogotá, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

    Desde el punto de vista de su naturaleza jurídica, es una sociedad de servicios técnicos o administrativos que entre otros, presta los servicios de operador de información regulados por el Decreto 1465 de 2005 y demás normas concordantes, así como El Servicio cesantías y el Servicio Voluntarias.
  2. El Cliente. El empleador, persona natural o jurídica [El Cliente], que tiene obligaciones para con sus empleados, de autoliquidación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social, de parafiscales, de prestaciones laborales y otros.
  3. Aceptación de los términos y condiciones. El Cliente únicamente podrá acceder a Los Servicios si ha aceptado previamente estos términos y condiciones, de los cuales El Operador solicita dar previamente la debida lectura y entendimiento.

    Cuando El Cliente accede, navega y/o utiliza El Sistema, se entenderá que ha leído, comprendido y ha dado su señalar de aceptación y conformidad con estos términos y condiciones, los cuales se obliga a cumplir en su totalidad. Si El Cliente no acepta estos términos, no deberá, ni podrá utilizar El Sistema.
  4. Los Servicios.
    1. El Servicio PILA. El Servicio PILA consiste en que El Operador le permitirá a El Cliente el acceso a El Sistema para que tenga la posibilidad de adelantar los procesos de autoliquidación y el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales [Seguridad Social], a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

      Funcionalidades adicionales. En aras de facilitar el cumplimiento de las obligaciones de El Cliente, El Operador, podrá incluir funcionalidades adicionales en El Sistema, como son, entre otros múltiples pagos, división masiva de planillas, generación de reportes, consulta histórica indefinida. La prestación de estas funcionalidades adicionales o las que se implementen en el futuro, no son de carácter obligatorio para El Operador, por lo cual, podrá eliminarlos, modificarlos o adicionarlos.
    2. El Servicio Cesantías. El Servicio Cesantías consiste en que El Operador le permitirá a El Cliente el acceso a El Sistema para que tenga la posibilidad de adelantar los procesos de autoliquidación y el pago de las cesantías Ley 50 de sus empleados, que se encuentren vinculados a los Fondos de Cesantías con los cuales El Operador tiene convenio de recaudo.
    3. El Servicio Voluntarias. El Servicio Voluntarias consiste en que El Operador le permitirá a El Cliente el acceso a El Sistema para que tenga la posibilidad de adelantar los procesos de autoliquidación y el pago de aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias con los que El Operador tiene convenio de recaudo.

      PARAGRAFO PRIMERO: Los Servicios que presta El Operador se fundamenta en la aplicación estricta y de buena fe, de lo dispuesto en las leyes, decretos y resoluciones (incluyendo las mallas de validación) emitidos por las autoridades competentes en Colombia en materia de liquidación y pagos de aportes a la Seguridad Social y prestaciones sociales, razón por la cual El Operador adelantará las gestiones conducentes a la permanente actualización de El Sistema, de manera que la liquidación se ajuste en un todo a la ley y en general, al entendimiento que sobre la misma tienen las autoridades.

      Lo anterior, no supone, que El Cliente quede liberado de las obligaciones que como tal le competen para con la Seguridad Social y en relación con las prestaciones sociales y de manera particular, para con sus empleados, en cuanto a la liquidación y pago de los aportes, pues, es de su resorte exclusivo efectuar en tiempo las autoliquidaciones, verificar que las mismas estén ajustada a las normas y adicionalmente, realizar el pago.

      En consecuencia y así lo acepta El Cliente, El Operador no será responsable frente a El Cliente y/o sus empleados y/o las autoridades, incluyendo la UGPP, por las potenciales reclamaciones o sanciones a los que El Cliente se viere expuesto, en el cumplimiento de sus obligaciones de pago de la Seguridad Social y de prestaciones sociales y demás asuntos relacionados con el pago de asuntos laborales a sus empleados, máxime cuando de una parte no hay una obligación de exclusividad en cuanto la liquidación y pago a través del Operador y de la otra no existe un solo operador prestando El Servicio, por lo que en caso, que no se encuentre conforme con El Operador podrá acudir a otras alternativas para estos mismos servicios.

      Así mismo, El Cliente entiende que la información suministrada por éste, así como el valor de la planilla correspondiente al periodo que está pagando es de su responsabilidad. Aportes en Línea facilita el servicio de autoliquidación a El Cliente, pero como operador de información no asume ninguna responsabilidad frente a eventuales errores en relación con las obligaciones a cargo del Cliente, no se vuelve solidariamente responsable frente a las mismas, frente a las autoridades y/o las administradoras de la Seguridad Social.

      En caso que se presente algún error en la liquidación que haya sido evidenciado, por El Operador, o por alguna autoridad, entre otros, en el momento en que El Operador lo identifique lo informará de inmediato al Cliente para que éste adopte las correcciones necesarias orientadas a garantizar la correcta liquidación y pago.

      PARAGRAFO SEGUNDO: Los servicios relacionados en el presente numeral no tienen costo alguno para El Cliente.
  5. Acceso a Los Servicios. Para acceder a Los Servicios, El Cliente podrá utilizar el sitio www.aportesenlinea.com y/o Las Líneas de Servicio Telefónico dispuestas por El Operador. Igualmente, podrá hacer uso de las facilidades que El Operador disponga para la prestación de Los Servicios.
  6. Diligenciamiento de la planilla y funcionamiento del mecanismo de pago de Los Servicios. El Cliente podrá realizar el registro correspondiente de los trabajadores (incluyendo las novedades que se presenten en su nómina).

    En el caso del Servicio PILA, El Cliente podrá hacer la autoliquidación de cotizaciones en cada una de los regímenes que comprende la Seguridad Social; generar la planilla PILA y aceptarla para: (i) realizar el pago en un establecimiento de crédito autorizado o (ii) autorizar el débito en línea o programado.

    Para Los Servicios en general tanto El Operador como El Cliente entienden que a partir del momento en que se aprueba la planilla y se autoriza el débito la transaccionalidad y la finalización del pago le corresponde al Banco Origen de los recursos. Los mecanismos de seguridad y la correcta identificación del cuentahabiente son responsabilidad exclusiva del establecimiento bancario, según sus políticas internas. Una vez exista la notificación de aprobación El Operador procederá a realizar la distribución de los recursos entre las diferentes administradoras de Seguridad Social, en los términos y en los plazos de la Cámara de Compensación definidos por el Banco de la República.

    Es entendido que es obligación exclusiva e indelegable de El Cliente diligenciar mediante el ingreso o confirmación de los conceptos detallados de los pagos, tanto la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, como la planilla correspondiente a los otros servicios, cuando los utilice y de validar su contenido.

    En consecuencia, El Operador no tendrá a su cargo la revisión de la Planilla, ni de los conceptos detallados para el pago, y por ende, no será responsable en ningún caso por los errores o inexactitudes en éstos.

    Se hace expresa claridad que los pagos por defecto o por exceso que realice El Cliente, derivado de inclusión de información errada o incompleta o inexacta a El Sistema, son de su única y exclusiva responsabilidad.

    El Cliente tiene la facultad de modificar la planilla antes de su envío. Cerrado el ciclo de alimentación de la planilla y confirmada la información por El Cliente, se iniciará la sesión de pago. El envío de la Planilla Integrada al final de la función de pago, se entiende para todos los efectos como una confirmación de la planilla y autorización para los débitos o créditos correspondientes y para la aplicación del pago en los términos definidos por El Cliente en la respectiva planilla.

    Una vez cerrado el ciclo de pago, la corrección de errores o inconsistencias en que haya incurrido El Cliente, se tramitará en forma directa ante la Administradora respectiva, sin perjuicio que la autoridad competente autorice otro sistema de corrección, y el mismo sea implementado como un servicio adicional.

    Las operaciones de débito y de crédito solo se realizarán por los montos establecidos en la Planilla. En caso de que no existan recursos suficientes en la cuenta originadora, El Sistema denegará la operación de pago.

    Es obligación de El Cliente conservar una copia impresa o registro magnético de la operación y sus soportes. El Sistema le suministrará a la culminación del pago un recibo o un número de confirmación, que deberá ser conservado por El Cliente como mecanismo de prueba.
  7. Firma electrónica. Para efectos del acceso a El Sistema, El Cliente deberá registrarse en la página web del Operador, y surtir la totalidad de los trámites que se le indican en el mismo, entre otras, para que le asigne la clave de acceso, la cual deberá modificar una vez la reciba.

    El usuario y clave así generados serán la firma electrónica, que identifica a El Cliente como tal frente a El Operador y avalará las operaciones realizadas por este en El Sistema. En consecuencia, cualquier operación realizada con la utilización de las mismas será entendida como emanada válida, legítima y auténticamente por éste, sin que El Operador tenga la obligación de realizar o tomar medidas de seguridad adicionales en tal sentido.

    Son obligaciones de El Cliente: a. Mantener bajo su control exclusivo el usuario y la clave. Será absoluta responsabilidad de El Cliente el nivel de seguridad con el que maneje su clave de acceso. b. Modificar la clave frecuentemente con el fin de buscar la confidencialidad de la misma y evitar fraudes. c. El usuario y la clave son intransferibles y por lo tanto, El Cliente no los debe entregar a terceros. d. Asignar los perfiles para la administración de El Sistema entre los empleados que considere conveniente. El Operador recomienda que El Cliente cuente con un perfil para nómina y otro para tesorería.
  8. Confidencialidad y autorización Habeas Data: El Operador está obligado a procesar y almacenar de manera segura y confidencial toda la información suministrada por El Cliente y en tal sentido adoptará las medidas tecnológicas que le permitan buscar el cumplimiento de esta reserva, esta reserva no aplicará en tratándose de la información que deba entregar por disposición legal o por orden de autoridad judicial, en los términos del artículo 15 de la Constitución Política. El Cliente como empleador o como cotizante independiente autoriza al Operador y a su matriz, Las Entidades Autorizadas, al tratamiento de los datos personales (los de El Cliente no los de sus empleados), lo que incluye la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión, para los siguientes fines:
    1. Para que El Operador pueda dar cumplimiento a sus obligaciones y ejercer los derechos, y en general, desarrollar las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá mi información personal.
    2. Para actividades de mercadeo y/o promoción de otros servicios propios de venta cruzada entre sus clientes o de terceros con quienes El Operador haya celebrado alianzas comerciales o productos relacionados con el sistema financiero, bursátil y asegurador, de conforme el Decreto 2555/10, o de la seguridad social, las cuales pueden ser adelantadas directamente por El Operador o con el apoyo de terceros contratados con este propósito por El Operador, con quienes se compartirá mi información personal.
    3. Para elaborar información estadística sobre el mercado laboral o la seguridad social, o sobre el compartimiento del sistema, entre otros. No supone la entrega de la información de sus empleados, sino de cifras en general.
    4. Para que con fines propios del objeto social de las Entidades Autorizadas, estadísticos, comerciales y de control de riesgos, éstas puedan consultar y/o reportar a las siguientes clases de bases de datos de información: (i) personal, como la que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil relativa al registro civil; (ii) financiera y crediticia, tales como la CIFIN y DATACREDITO, esta facultad conlleva el reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados y (iii) en general a aquellos archivos de información pública y privada, como el Registro Único de Afiliados –RUAF.
    5. Para compartir mis datos personales, con autoridades extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, para mi propia conveniencia o para colaborar con gobiernos extranjeros que requieran la información fundamentados en causas legítimas tales como lo son temas legales o de carácter tributario.
    6. Autorizo que mis datos personales estén disponibles para mí o para los terceros autorizados en Internet u otros medios de comunicación, solamente cuando el acceso sea técnicamente controlable.


    El Cliente declara que conoce los derechos y las condiciones para el tratamiento de datos, incluyendo de manera enunciativa: (i) El de conocer íntegramente y de forma gratuita mis datos personales, así como el derecho a actualizarlos y rectificarlos. (ii) Conocer el uso que se le dará a los mismos. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a APORTES EN LINEA S.A. salvo cuando sea de carácter legal. A revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. (iv) Para efectos de ejercer mis derechos podré acudir entre otras: A la Coordinación de Riesgo y Calidad de Aportes en Línea, a quien podré contactar en la Carrera 13 No. 26ª-47 piso 12, de la ciudad de Bogotá, o a la Línea Etica lineaetica@aporteseenlinea.com o al teléfono 7560606 o a la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
  9. Riesgo de pago por medios electrónicos. El Cliente al elegir el presente mecanismo de autoliquidación y pago, es consciente de las posibilidades, limitaciones y riesgos propios de las operaciones a través de medios electrónicos y será responsable de administrar la seguridad del equipo y los canales de comunicación desde los cuales utilizará Los Servicios, e igualmente de atender las recomendaciones de seguridad para transacciones electrónicas.

    El Sistema ofrecido por El Operador cuenta con las mejores prácticas de administración de información definidas, procurando así altos estándares de seguridad, sin embargo, los alcances de estas prácticas no pueden garantizar los equipos, aplicativos y medios de comunicación utilizados por El Cliente, quien será responsable de la seguridad de la información transada en los tramos y equipos y otros dispositivos bajo su control.

    El Operador se exonera de cualquier responsabilidad por las demoras que puedan sufrir las operaciones, por la falta de realización de las mismas, o por las interferencias por fallas en los sistemas de comunicación, en los sistemas de computación o en el fluido eléctrico, así como eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de un tercero.

    El Operador tampoco será responsable en: (a) los eventos en que las operaciones no puedan realizarse por causas atribuidas a El Cliente y que estén por fuera del control de El Operador. (b) De los mecanismos de seguridad establecidos por los establecimientos de crédito a través de los cuales se realizan los pagos de Los Servicios y (c) De los incidentes de seguridad o divulgación o modificación no autorizada de la información, originada en vulnerabilidades de su equipo o de la red que utiliza para acceder a Los Servicios.
  10. Obligaciones especiales de El Cliente. Además de las que se relacionan en el presente documento de términos y condiciones, El Cliente se obliga especialmente a:
    1. Es obligación exclusiva e indelegable del Aportante diligenciar mediante el ingreso o confirmación de los conceptos detallados de los pagos, tanto en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, como de las planillas correspondientes a los otros servicios, cuando los usare y de validar su contenido. En consecuencia, la herramienta de autoliquidación ofrecida por Aportes en Línea no libera a El Cliente de su obligación de validar la consistencia de la información y por lo tanto, no implica solidaridad ni responsabilidad alguna del Operador de Información y su Proveedor de Tecnología frente a eventuales errores, en relación con las obligaciones a cargo del Aportante.
    2. Establecer los controles necesarios para que terceras personas no autorizadas operen El Sistema.
    3. Guardar confidencialidad sobre los mecanismos y sistemas de operación de El Sistema.
    4. Mantener a su propio costo y gasto el equipo y los servicios de comunicación necesarios para utilizar El Servicio. El Operador no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los servicios de comunicación utilizados por El Cliente.
    5. Ser responsable por la confidencialidad, uso de su cuenta y clave de acceso, por todas las órdenes transmitidas a través de su cuenta y clave de acceso. Cualquier orden recibida por El Operador se entenderá emitida por El Cliente.
    6. Ser responsable por el nivel de seguridad del equipo y servicios de comunicación necesarios para utilizar Los Servicios y atender las recomendaciones de seguridad para la realización de transacciones electrónicas.
    7. Notificar por escrito, a través de su representante legal, a El Operador, la pérdida o robo de su clave de acceso; uso no autorizado de su cuenta o clave de acceso, del servicio electrónico o de algún tipo de información y/o la confirmación de alguna orden que El Cliente no emitió, o alguna imprecisión o desacuerdo en la transmisión de la información.
    8. Actualizar la información que le requiere El Operador para la prestación de Los Servicios y prestarle colaboración en los eventos en que sea necesario para aclarar eventos de fraude o cualquier queja o reclamo.
  11. Quejas y reclamos. El Operador ha dispuesto los siguientes canales, para que El Cliente pueda presentar peticiones, reclamos, quejas o sugerencias con relación a Los Servicios aquí relacionados: www.aportesenlinea.com Opción “Contáctenos” Formulario “Registre Solicitudes”. Igualmente ha dispuesto las siguientes líneas de servicio telefónico; Líneas Empresariales: Bogotá 3078333, Barranquilla 3858090, Cali 4852050, Cartagena 6934080, Medellín 6043010, Resto del País 018000510245. Líneas Independientes y Empleados Domésticos: Bogotá 3078037, Barranquilla 3852080, Bucaramanga 6970909, Cali 4853939, Cartagena 6931515, Ibagué 2771100, Medellín 6041060, Resto del País 018000524448 para aclarar las dudas e inquietudes sobre Los Servicios y la forma de operación de los mismos.
  12. Vigencia. A partir de la aceptación de estos Términos y Condiciones El Cliente podrá utilizar cualesquiera de Los servicios ofrecidos por El Operador a través de El Sistema, bajo las condiciones aquí previstas y sujetándose a los procedimientos establecidos para la utilización del mismo.

    El Operador suspenderá el acceso al servicio de la página web sin necesidad de ninguna comunicación previa o aviso escrito, con el objeto de realizar actividades de mantenimiento preventivo o correctivo, pruebas del software, por fallas que pueda estar presentando El Sistema, entre otras.

    Igualmente, El Operador se reserva el derecho a suspender temporal o definitivamente el acceso a El Cliente, Los Servicios de El Sistema, sin aviso previo cuando considere que se están incumpliendo las obligaciones a cargo de este.