Aportes en línea - Quienes Somos

Quiénes somos

Accionistas

Somos parte del Grupo Aval y filial de Porvenir S.A., entidad financiera del género de las sociedades de servicios financieros y de la clase de las administradoras de fondos de pensiones y cesantías, líder del mercado colombiano.

Adicionalmente son nuestros accionistas los Bancos de Bogotá y Occidente, la fiduciaria Fiduoccidente y la sociedad Concecol.

Certificaciones

ISO 9001 - 2015

Aportes en Línea S.A cuenta con la certificación ISO 9001: 2015 aplicable a las actividades de Comercialización y prestación de servicios relacionados con la Seguridad Social: Liquidación de aportes, distribución de información, soporte de soluciones e inconsistencias de recaudo de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales (PILA), cesantías, pensiones voluntarias; gestión de cartera, servicios de contacto y gestión de los sistemas transaccionales de Seguridad Social.

 

ISO 27001 - 2013

Aportes en Línea S.A cuenta con la certificación ISO 27001 - 2013 que se otorga a empresas de tecnología con los más altos estándares de confiabilidad y seguridad de la información.

Línea Ética

¿Qué es Línea Ética?

Nuestra Línea Ética es un servicio de carácter anónimo e independiente que busca proporcionar un canal de comunicación a través del cual nuestros clientes, proveedores y colaboradores puedan reportar cualquier tipo de violación real o potencial a nuestras normas, Código de Ética, Código de Buen Gobierno y demás políticas corporativas existentes.

Este servicio está diseñado para garantizar la confidencialidad de la información suministrada y la debida reserva sobre la identidad de las personas. Es un servicio gratuito atendido por la Contraloría de la Compañía.

¿Qué temas puedo reportar en la Línea Ética?

A continuación relacionamos los temas que entre otros se pueden reportar:

Corrupción
  • Conflictos de interés: Cuando en el ejercicio de las labores, sobreviene una contraposición entre los intereses propios y de la organización.
  • Soborno: Aceptar o solicitar una dádiva a cambio de realizar u omitir un acto.
  • Gratificaciones Ilegales: Recompensa recibida por la realización de un servicio o un favor que va en contra de las normas de la organización.
  • Extorsión económica: Presión que se hace a una persona, mediante el uso de la fuerza o la intimidación, para conseguir de ella la realización u omisión de un acto.
  • Concierto para delinquir: Cuando dos o más personas se reúnen para celebrar un pacto que tiene como fin la coordinación de dichos individuos en una sociedad con fines delictivos.
Malversación de bienes
  • Hurto: Apoderamiento ilegítimo de algo ajeno realizado sin usar violencia o intimidación.
  • Desembolsos fraudulentos: Pago o entrega de una cantidad de dinero que se origina en un engaño.
  • Gastos sobrevaluados: Aumento injustificado de la salida de dinero de la empresa.
  • Uso indebido de bienes: Utilización de bienes materiales e inmateriales para un fin diferente al definido por la organización.
  • Gastos falsificados o ficticios: Salida de dinero de la empresa sin justificación o soporte real.
  • Falsas remuneraciones o comisiones: Aumento o disminución de la remuneración o comisión del personal sin justificación ni soporte.
  • Adulteración de títulos: Adulterar las características iniciales de los títulos.
  • Adulteración de documentos: Adulterar las características iniciales de los documentos.
Fraude de reporte financiero
  • Revelaciones inapropiadas: Falta de claridad en la forma de presentar la situación financiera de la empresa.
  • Gastos y pasivos ocultos: Encubrir deudas, compromisos o salidas de dinero.
  • Ingresos ficticios: Entrada de dinero ficticia sin justificación o soporte real.
  • Ingresos subvaluados: Disminución injustificada de la entrada de dinero a la empresa.
  • Antecedentes de empleados: Falta de claridad en el pasado personal, familiar y financiero de un empleado.
Ética de empleados
  • Comportamientos censurables: Manera incorrecta de proceder de los empleados en relación con el ambiente organizacional.
  • Comportamientos inusuales: Proceder fuera de lo común de los empleados en especial en su estilo de vida.
  • Falsificación: Hacer pasar como auténtica una información o documentación alterada.
  • Actividades con apariencia de legalidad: Realizar acciones ilegales y maquillarlas para hacerlas parecer legales.
  • Encubrimiento de operaciones de lavado: Conocer operaciones de lavado de activos y no denunciarlas.
  • Participación en operaciones de lavado: Intervenir para hacer que el dinero obtenido a través de actividades ilícitas aparezcan como el fruto de actividades legítimas y circulen sin problema en el sistema financiero.
  • Participación en financiación del terrorismo: Realizar donaciones de origen licito o ilícito con el propósito de financiar alguna actividad terrorista.
  • Adulteración de reportes: Alterar de manera intencional la información contenida en los reportes generados.
  • Violación a políticas de seguridad física: Desacato de los mecanismos físicos de protección establecidos por la organización.
Seguridad de la información
  • Modificación, daño o eliminación de información: Alterar o destruir la información de la organización.
  • Uso inapropiado de activos de información (hardware y software): Utilizar el software y hardware para fines diferentes a los definidos por la organización.
  • Uso indebido de la información confidencial: Divulgar o utilizar información privada de los clientes en beneficio propio o de un tercero.
  • Uso indebido de información privilegiada: Divulgar o utilizar información sensible de la organización en beneficio propio o de un tercero.
  • Eliminación de evidencias: Destrucción de los registros derivados de una actividad.
  • Violación de normas de derecho de autor: Uso de información o conocimiento sin licencia formal para hacerlo.
  • Uso inadecuado de usuarios y contraseñas: Préstamo de usuarios y contraseñas físicas o virtuales.
  • Acceso no autorizado: Ingreso negligente a información, software e instalaciones restringidas.

¿Qué canales están disponibles?

Nuestra Línea Ética está disponible a través de los siguientes canales:

  • Buzón de mensajes:  Línea telefónica 745 0807 de Bogotá. 

Grabar mensaje que describa la situación informando por lo menos: hechos concretos, nombre y cargo del funcionario, área y fecha del suceso, si lo desea incluya su nombre y número de contacto. Horario: 24 horas al día, los 7 días de la semana.

Horario: 24 horas al día, los 7 días de la semana. Solo serán tramitadas las solicitudes relacionadas con violaciones de nuestra ética corporativa.

  • Correo postal: Carta dirigida a la Contraloría o a la Gerencia General de Aportes en Línea. 

Asunto: Línea Ética – Aportes en Línea.

Horario: Lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m

Dirección: Carrera 14A # 101 – 47/63

  • De manera personal: Anunciarse en la recepción y preguntar por el responsable del Contraloría de Aportes en Línea.

Horario: Lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m.

Dirección: Carrera 14A # 101 – 47/63

Línea ética Porvenir

Conoce la línea ética de Porvenir haciendo clic aquí

Línea ética Grupo Aval

Conoce la línea ética de Grupo Aval haciendo clic aquí

Notificaciones Judiciales

En Aportes en Linea tenemos habilitada la siguiente cuenta de correo electrónico de manera exclusiva como canal para la recepción de Notificaciones Judiciales de lo contencioso administrativo, en cumplimiento de los términos descritos por el capítulo Séptimo de la Ley 1437 de 2011.

Correo electrónico: notificacionesjudiciales@aportesenlinea.com

Adicionalmente, recibimos notificaciones en nuestra sede principal en Bogotá D.C – Carrera 14A # 101 – 47/63 – en horario de oficina.

Si usted desea realizar una solicitud de otra naturaleza, tendrá a su disposición los canales adecuados que relacionamos a continuación:

Reiteramos nuestro compromiso para potencializar la apropiada ejecución de nuestros procesos y en ese sentido estaremos prestos a la atención de sus requerimientos, los cuales serán siempre la base de nuestra mejora continua.

Política de Protección de Datos Personales

Esta Política establece los parámetros para el cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que busca proteger los datos personales registrados en cualquier base de datos que sean objeto de tratamiento y el Decreto 1074 de 2015 (compilatorio de los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014) que regula parcialmente la citada ley, así como cualquier otra disposición que modifique, reglamente, sustituya o derogue las normas anteriormente mencionadas.

Así mismo describe los roles y responsabilidades de las áreas encargadas del cumplimiento de estas disposiciones.

 

1.    Definiciones

Para efectos de la presente Política y de conformidad con las normas legales se considerarán las siguientes definiciones para la protección de datos personales:

1.1.        Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

1.2.        Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

1.3.        Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1.4.        Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

1.5.        Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

1.6.        Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.

1.7.        Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

1.8.        Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

1.9.        Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada.

1.10.     Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

1.11.     Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

1.12.     Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.13.     Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.14.     Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Nota: Si bien es cierto el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, dispuso que “queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública”, es necesario que dicha norma sea interpretada a la luz del pronunciamiento de la Corte Constitucional al estudiar la constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012, se concluye que en ciertos casos sí es posible el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes siempre y cuando se cumplan los siguientes criterios:

• La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

• De acuerdo con la madurez del niño, niña o adolescente se tenga en cuenta su opinión.

• Se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

2.    Principios Rectores

En la aplicación de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales Aportes en Línea se guiará por los siguientes principios, que serán aplicables a todas las bases de datos que posea y que sean susceptibles de tratamiento.

 

2.1.        Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2.2.        Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser siempre informada al Titular.

2.3.        Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.4.        Principio de veracidad o calidad: No podrán tratarse Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; en tal sentido, para su Tratamiento los Datos Personales deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

2.5.        Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

2.6.        Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (compilatorio de los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014) y demás normas que lo adicionen o modifiquen. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

2.7.        Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.8.        Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

3.    Finalidad del Uso de los Datos

Aportes en Línea, su matriz y las demás personas que se mencionan a continuación (Entidades Autorizadas) en su condición de Responsables y/o Encargados, realizan el tratamiento de datos personales y sensibles, lo que incluye entre otros la recolección, el almacenamiento, la actualización, el uso, la circulación, la transferencia, transmisión y supresión, para los siguientes fines:

a.    Para dar cumplimiento a sus obligaciones y ejercer los derechos, y en general, desarrollar las actividades propias de su objeto social principal y conexo, incluyendo actividades de mercadeo y promoción de sus productos y servicios, las cuales pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá la información personal, tales como administradoras en los diferentes subsistemas de seguridad social, entidades de carácter parafiscal, y/o empresas con las que Aportes en Línea se apoye para la prestación de sus servicios.

b.    Para actividades de mercadeo y/o promoción de otros servicios propios de venta cruzada entre sus clientes o de terceros con quienes Aportes en Línea haya celebrado alianzas comerciales o productos relacionados con el sistema financiero y asegurador, conforme el Decreto 2555 de 2010, las cuales pueden ser adelantadas por Aportes en Línea o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá la información personal contenida en las bases de datos, y quienes deberán cumplir con los deberes establecidos para los responsables y/o encargados del tratamiento según sea el caso.

c.    Para elaborar información estadística sobre el mercado laboral o la seguridad social, o sobre el compartimiento del sistema, entre otros. No supone la entrega de la información de sus empleados, sino de cifras en general.

d.    Para que con fines propios del objeto social de las Entidades Autorizadas, estadísticos, comerciales y de control de riesgos, éstas puedan consultar y/o reportar a las siguientes clases de bases de datos de información: (i) personal, como la que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil relativa al registro civil; (ii) financiera y crediticia, tales como la CIFIN y DATACREDITO, esta facultad conlleva el reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados y (iii) en general a aquellos archivos de información pública y privada, tales como el Registro Único de Afiliados –RUAF o la Base de Datos Única de Afiliados-BDUA.

e.    Para compartir datos personales con autoridades o entidades extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, para la propia conveniencia del titular o para colaborar con gobiernos extranjeros que requieran la información fundamentados en causas legítimas tales como lo son temas legales, contractuales o de carácter tributario.

f.     Para que la recolección de la información pueda realizarse a través de medios idóneos que permitan su posterior verificación y para ser utilizados como material probatorio.

g.    Para cumplir con normas legales que reglan la materia.

4.    Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a.    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c.    Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d.    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e.    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f.     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g.    Conocer el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o, sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.

h.    Solicitar la supresión de sus datos personales dentro del término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la implementación del mecanismo alterno. Si vencido éste término el titular no ha contactado al Responsable o Encargado, Aportes en Línea podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la Política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares. Sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato, con excepción de los casos en los cuales exista una obligación legal o contractual para su conservación.

Para el ejercicio de los derechos de los titulares, Aportes en Línea ha puesto a su disposición el correo electrónico protecciondedatos@aportesenlinea.com. En todo caso, sólo podrán elevar queja por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre Protección de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Aportes en Línea o sus encargados.

 5.    Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, tal y como ocurre con la habilitación legal con la que cuentan los Operadores de la Información para tratar los datos personales de todas aquellas personas respecto de los cuales o favor de las cuales opera el Sistema de Seguridad Social y parafiscales, en el Tratamiento de los Datos Personales se requiere de la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a.    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b.    Datos de naturaleza pública.

c.     Casos de urgencia médica o sanitaria.

d.    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e.    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Nota: En todo caso quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa, deberá cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

6.    Deberes de los responsables y/o encargados del tratamiento de los datos

El área responsable de la protección de datos dentro de Aportes en Línea es la Gerencia Administrativa en cabeza de su gerente, no obstante, lo expuesto todos los colaboradores de Aportes en Línea serán responsables y/o encargados del tratamiento de los datos personales que conozcan en el desarrollo de sus labores.

La Ley 1581 de 2012 establece los siguientes deberes para los responsables y/o encargados del tratamiento de la información:

6.1.      Deberes de los Responsables del Tratamiento: Aportes en Línea cuando ostente la calidad de responsable del tratamiento de los datos personales tiene los siguientes deberes:

a.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b.    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c.     Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e.    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f.      Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g.    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h.    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

i.      Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j.      Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

k.     Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l.      Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m.   Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n.    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o.     Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.2.      Deberes de los Encargados del Tratamiento: Aportes en Línea cuando ostente la calidad de encargado del tratamiento de los datos personales tiene los siguientes deberes:

a.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c.     Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.

d.    Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e.    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

f.      Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g.    Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.

h.    Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i.      Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j.      Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k.     Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l.      Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.3.      Usuarios Nuevos, diferentes al proceso de liquidación y pago al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales:

a.    Solicitar y conservar la autorización de Tratamiento de datos otorgada por el Titular, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, así mismo deberá informar al Titular cuales datos son sensibles, el tratamiento para estos y que no está obligado a autorizar su tratamiento.

Nota: El titular podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.

b.    Aportes en Línea mediante sus diferentes canales, deberá informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

c.     Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d.    Informar al titular cualquier cambio en la política de Tratamiento.

e.    Informar oportunamente mediante aviso de privacidad y conservar evidencia del mismo, en caso de que la política de tratamiento no se pueda poner a disposición del titular. El aviso de privacidad podrá realizarse mediante documentos físicos o electrónicos, verbal o mediante cualquier canal electrónico.

f.      Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en caso de requerir corrección Aportes en Línea debe informar al encargado del tratamiento con el fin de que se realicen los ajustes necesarios.

g.    Adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

h.    Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley y así mismo exigir el cumplimiento de las condiciones de seguridad.

i.     Solo se deberán almacenar y usar datos por un tiempo razonable el cual se determina de acuerdo a la finalidad de los datos, una vez se cumpla este tiempo tanto el responsable como el encargo deberá proceder con la supresión de los mismos.

6.4.      Usuarios Antiguos diferentes al proceso de liquidación y pago al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales:

Con el fin de continuar con el tratamiento de los datos que fueron recolectados antes de la expedición del Decreto 1733 de 2013 (contenido en el Decreto 1074 de 2015) se debe realizar lo siguiente:

Solicitar y conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, e informar al titular cuáles datos son sensibles, el tratamiento para estos y que no está obligado a autorizar su tratamiento.

La solicitud de autorización de tratamiento de datos se puede realizar mediante diferentes medios:

a.    Habilitar los canales de comunicación que se usan cotidianamente con el Titular, con el fin de que autorice el tratamiento de sus datos.

b.    Hace uso de los Mecanismos Alternos establecidos en el Decreto 1377 de 2013, tales como medios de comunicación masivos, diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, para informar a los titulares sobre las políticas de tratamiento.

c.     El titular tendrá un plazo de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualquiera de los medios alternativos utilizados, para contactar al responsable o encargado con el fin de solicitar que se supriman sus datos personales, con excepción de los datos en los cuales la ley exija su conservación.

De no recibir ningún tipo de solicitud de supresión de datos por parte de titular, el responsable o encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información.

Una vez se tenga la autorización para tratamiento de datos personales por parte de los Titulares, se deben cumplir los ítems descritos en el numeral 3 del presente Titulo.

7.    Procedimientos para la atención de consultas y reclamos que de los Titulares o sus causahabientes

Aportes en Línea S.A. es el responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización., por lo tanto a continuación se detallan los procedimientos.

7.1.      Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose(n) en la(s) base(s) de datos de Aportes en Línea, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma en el canal habilitado por Aportes en Linea. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del citado término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2.      Reclamos: Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley 1581 de 2012, podrán presentar los reclamos ante Aportes en Línea a través del formulario contáctenos en su página web o enviando correo a protecciondedatos@aportesenlinea.com, los cuales serán atendidos bajo las siguientes reglas:

a.    El reclamo se debe dirigir a Aportes en Línea, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando Aportes en Línea no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

b.    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c.     El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su radicación en el canal(es) habilitado(s).

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.    Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los Titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

9.    Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

10.       Debido Cumplimiento

Las políticas y normas relacionadas a lo largo de este documento, son de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de Aportes en Línea, al igual que para los terceros contratados que actúen a nombre de la compañía o que realicen el tratamiento de datos personales por encargo de Aportes en Línea.

El periodo de cumplimiento de las normas estipuladas, estará determinado por la vigencia del contrato, sin embargo, la responsabilidad sobre la confidencialidad y debido manejo de la información a la cual se tiene acceso, se extenderá aún después de finalizados los términos contractuales.

11.       Comunicación

Para el ejercicio de los derechos que le confiere la Ley (Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes) y si fuera aplicable, se pone a disposición del Titular el correo electrónico protecciondedatos@aportesenlinea.com y a través del formulario Contáctenos en la página web www.aportesenlinea.com.

12.       Identificación del Responsable y/o Encargado del Tratamiento

Nombre de la empresa: Aportes en Línea S.A

Dirección: Cra 14a #101-47/63 Piso 4, en la ciudad de Bogotá.

Correo electrónico: protecciondedatos@aportesenlinea.com

Teléfonos:

Clientes Empresariales:         Bogotá:                       307 83 33

Barranquilla:               385 80 90

Cali:                            485 20 50

Cartagena:                  693 40 80

Medellín:                     604 30 10

En el resto del país:    01 8000 510 245

 

Clientes Independientes:        Bogotá:                       307 80 37

Medellín:                     604 10 60

Barranquilla:               385 20 80

Cartagena:                  693 15 15

Cali:                            485 39 39

Bucaramanga:            697 09 09

Ibagué:                        277 11 00

En el resto del país:    01 8000 524 448

 

La presente política rige a partir de su publicación.

Aportes en Línea es una empresa que lleva 12 años en el mercado de la Seguridad Social con la misión actual de co-crear tecnologías de información integrales e innovadoras que aportan al bienestar y desarrollo de Colombia.

En nuestros inicios trabajamos en los servicios para el pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (Pila) y Cesantías, y en la actualidad, ofrecemos múltiples servicios que se han consolidado a través de herramientas tecnológicas con altos estándares en cuanto a ingeniería, calidad y manejo seguro de la información.

Lideramos el mercado de los Operadores de Información de PILA con un 43% de participación, y trabajamos en la actualidad para convertirnos, a mediano plazo, en la plataforma de soluciones tecnológicas de información más consultada de Colombia.

En la actualidad, ofrecemos los siguientes servicios:

•             Liquidación y pago de la Seguridad Social.

•             Liquidación y pago de Cesantías.

•             Liquidación y pago de Pensiones Voluntarias.

•             Gestión de cartera y recaudo.

•             Servicios de contacto.

•             Servicios financieros.

Todos nuestros servicios están fundamentados en los pilares corporativos de innovación, relacionamiento, servicio y eficiencia, haciendo de Aportes en Línea una empresa que genera Soluciones que transforman.

Nuestra oferta de valor busca entonces aprovechar el alto nivel de entendimiento en temas relacionados con Seguridad Social, la gran capacidad de distribución, un excelente modelo de servicio y operación empresarial y gran desarrollo de aplicaciones de los productos.

Para conocer más información, visita la pestaña Servicios.

 

Nuestros valores corporativos son:

 

Integridad (nuestra esencia): Buenos pensamientos, buenas palabras, buenas acciones.

Gente (nuestra diferencia): Promovemos la mejor experiencia para nuestra gente.

Cliente (nuestra brújula): El cliente está presente en todas nuestras decisiones.

Innovación (nuestro motor): Nos imaginamos el futuro y lo hacemos realidad.

Colaboración (nuestra elección): Juntos creamos más valor.

Logro (nuestra pasión): Superamos nuestros límites.

 

Nuestra razón de ser

Co-creamos tecnologías de información integrales e innovadoras que aportan al bienestar y desarrollo de Colombia.

 

Nuestra visión

Ser la plataforma de soluciones tecnológicas de información más consultada de Colombia.

 

Nuestra Política de Calidad

En Aportes en Línea trabajamos para generar soluciones innovadoras y sostenibles que trascienden en la experiencia del cliente.

 

Nuestra Política de Seguridad de la Información

La información de Aportes en Línea y de sus Clientes constituye un activo invaluable que soporta el desarrollo de las operaciones y los procesos propios de la Compañía, la cual se ha comprometido en implementar un sistema de gestión de Seguridad de la Información y Ciberseguridad, en concordancia con la misión y visión de Aportes en Línea, asegurando la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información,  mediante la implementación de las mejores prácticas de seguridad y la aplicación de esquemas de gestión de riesgo, enmarcados en el cumplimiento de las leyes y la normatividad vigente, permitiendo así la prestación de nuestros servicios bajo condiciones de oportunidad, mejora continua, satisfacción y confianza de nuestras partes interesadas.

 

Contrata con nosotros

En Aportes en Línea trabajamos con estándares de calidad y buscamos aliados estratégicos que nos permitan ser tendencia en las soluciones que ofrecemos a nuestros clientes. Si quieres hacer parte de nuestros proveedores es necesario que cumplas con nuestras políticas de contratación descritas en los siguientes manuales:

 

Nuestro código de buen gobierno

Para conocerlo haz clic aquí

 

Relaciones Institucionales

Conoce el marco de referencia de relaciones institucionales haciendo clic aquí